1.   Намена

ДПТУ „Бучим“ ДООЕЛ Радовиш е посветено на заштитата на приватноста и личните податоци на лицата со кои доаѓа во контакт преку своето работење и преку веб-страницата www.bucim.mk.

Личните податоци се обработуваат законски, правично и транспарентно, за конкретни, јасни и легитимни цели и само во обем неопходен за нивно остварување.

Оваа Политика се применува согласно Законот за заштита на личните податоци на Република Северна Македонија и другите применливи прописи, како и релевантните интерни правила и стандарди на Друштвото и Групацијата.

Контролор на личните податоци е:

ДПТУ „Бучим“ ДООЕЛ Радовиш
Маршал Тито бб, 2420 Радовиш
Република Северна Македонија
Тел.: +389 (0)32 637 004
Е-пошта: contact@bucim.mk

2.   Цели

Целта на оваа Политика е да обезбеди:

• законска, правична и транспарентна обработка на личните податоци;
• заштита на приватноста, правата и слободите на субјектите на лични податоци;
• обработка само на податоци што се соодветни и неопходни за конкретната цел;
• соодветно чување, користење, споделување и заштита на личните податоци;
• транспарентност во однос на начинот на кој Друштвото ги обработува личните податоци.

3.   Подрачје на примена

Оваа Политика се применува на личните податоци што Друштвото ги обработува преку:

• веб-страницата и контакт-формите;
• апликации за вработување;
• поплаки и претставки;
• пријави за неправилности;
• барања за донации и спонзорства;
• постапки поврзани со добавувачи и тендери;
• други дигитални или физички канали преку кои се доставуваат лични податоци.

Политиката се однесува на посетители и корисници на веб-страницата, кандидати за вработување, подносители на барања, поплаки и пријави, претставници на деловни партнери, добавувачи и други физички лица чии лични податоци ги обработува Друштвото.

4.   Дополнителни применливи документи

Оваа Политика се применува во согласност со:

• Законот за заштита на личните податоци и применливите подзаконски акти;
• релевантните интерни акти на Друштвото за заштита на личните податоци и информациска безбедност;
• ПОЛ.000.021 Политиката за колачиња;
• интерните правила за постапување по поплаки и пријави за неправилности;
• други применливи прописи, интерни правила и стандарди на Друштвото и Групацијата.

Кога е применливо на конкретната обработка, се земаат предвид и релевантните меѓународни стандарди и правила за заштита на личните податоци.

5.   Основен текст

5.1.  Видови лични податоци што ги собираме

Во зависност од целта и начинот на комуникација, Друштвото може да ги обработува следните категории лични податоци:

• име и презиме;
• е-пошта, телефонски број и адреса, кога е применливо;
• содржина на пораки, прашања, барања, поплаки и претставки;
• податоци содржани во пријави за неправилности;
• професионални податоци, биографија и други информации доставени во постапка за вработување;
• податоци доставени во постапки за донации и спонзорства, вклучително податоци за подносителот, одговорното лице и проектот, како и банкарски, даночни или други идентификациски податоци кога тие се неопходни за разгледување или реализација на барањето;
• податоци доставени во рамките на постапки поврзани со добавувачи и тендери;
• технички податоци поврзани со користењето на веб-страницата, уредот, интернет-прелистувачот и колачињата.

Друштвото обработува само лични податоци што се соодветни, релевантни и ограничени на она што е неопходно за конкретната цел на обработката.

5.2.  Начин на собирање

Личните податоци најчесто се собираат: директно од субјектот на личните податоци; преку веб-форми и други канали за комуникација; преку документација доставена до Друштвото; преку колачиња и други технички алатки, согласно изборот на корисникот и Политиката за колачиња.

5.3.  Цели на обработка

Личните податоци може да се обработуваат за:

• прием и одговарање на прашања и барања;
• спроведување постапки за вработување и, кога постои соодветна правна основа, чување податоци за идни можности за вработување;
• прием и постапување по поплаки и претставки;
• прием, разгледување и постапување по пријави за неправилности;
• разгледување, одобрување и реализација на барања за донации и спонзорства;
• спроведување постапки поврзани со добавувачи и тендери;
• склучување и исполнување договорни и деловни односи;
• исполнување законски, регулаторни, сметководствени и даночни обврски;
• обезбедување сигурност, функционалност и заштита на веб-страницата и информациските системи.

5.4.  Правна основа за обработка

Во зависност од конкретната цел и околностите, обработката на личните податоци се врши врз основа на:

• согласност на субјектот, кога таа претставува соодветна правна основа;
• исполнување законска обврска на Друштвото;
• исполнување договор или преземање дејствија на барање на субјектот пред склучување договор;
• легитимен интерес на Друштвото, кога таквиот интерес не преовладува над правата и слободите на субјектот;
• друга правна основа утврдена со применливите прописи.

Кога обработката се заснова на согласност, субјектот има право да ја повлече согласноста во секое време, без тоа да влијае врз законитоста на обработката извршена пред нејзиното повлекување.

5.5.  Рокови на чување

Личните податоци се чуваат само онолку долго колку што е неопходно за исполнување на целта за која се собрани или во роковите утврдени со применливите прописи и интерните правила на Друштвото. По правило:

• контакт-пораките се чуваат до 12 месеци по завршување на комуникацијата, освен ако постои правна или оправдана деловна потреба за подолго чување;
• податоците од апликации за конкретно работно место се чуваат за времетраење на постапката за избор и во периодот потребен за исполнување на применливите законски обврски;
• биографии што се чуваат за идни можности за вработување се задржуваат само кога постои соодветна правна основа и за утврдениот период;
• поплаките, претставките и пријавите за неправилности се чуваат за времетраење на постапката и потоа согласно применливите законски и интерни рокови;
• неодобрените барања за донации и спонзорства се чуваат до 12 месеци од донесувањето на одлуката, освен ако постои правна или оправдана потреба за поинаков рок;
• документацијата за одобрени донации и спонзорства, вклучително финансиските и идентификациските податоци, се чува согласно применливите сметководствени, даночни, договорни и други законски рокови;
• податоците поврзани со добавувачи и тендери се чуваат согласно применливите законски, договорни и интерни рокови;
• податоците поврзани со колачиња се чуваат согласно Политиката за колачиња и поставките на конкретните алатки.

По истекот на применливиот рок, личните податоци се бришат, уништуваат или анонимизираат, освен ако закон налага нивно понатамошно чување.

5.6.  Споделување и пренос на лични податоци

Пристап до личните податоци имаат само овластени лица на кои тие податоци им се неопходни за извршување на нивните работни задачи.

Личните податоци може да бидат споделени:

• со надлежни државни органи и институции, кога тоа е пропишано со закон или врз основа на законито барање;
• со овластени обработувачи и даватели на услуги, вклучително ИТ, хостинг, аналитички или други технички услуги, кога тоа е неопходно за нивно обезбедување;
• со други друштва во рамките на Групацијата, кога тоа е неопходно за цели на усогласеност, корпоративно управување, постапување или ескалација на пријави, управување со ризици или други законити корпоративни цели и кога се обезбедени соодветни мерки за заштита;
• со други лица кога за тоа постои законска основа или валидна согласност на субјектот.
• Кога обработката ја врши надворешен обработувач, Друштвото обезбедува соодветни договорни и организациски мерки за заштита на личните податоци.

Доколку лични податоци се пренесуваат во друга држава или меѓународна организација, преносот се врши само согласно Законот за заштита на личните податоци и со примена на соодветни механизми и гаранции за нивна заштита.

5.7.  Права на субјектите на лични податоци

Согласно применливите прописи и под условите утврдени со закон, субјектот на лични податоци има право:

• да биде информиран за обработката на неговите лични податоци;
• на пристап до личните податоци;
• на исправка на неточни или нецелосни податоци;
• на бришење на личните податоци;
• на ограничување на обработката;
• на преносливост на податоците, кога е применливо;
• на приговор на обработката;
• да ја повлече согласноста во секое време, кога обработката се заснова на согласност;
• да не биде предмет на одлука заснована исклучиво на автоматизирана обработка, вклучувајќи профилирање, во случаите утврдени со закон;
• да поднесе барање до Агенцијата за заштита на личните податоци за утврдување повреда на правото на заштита на личните податоци.

5.8.  Безбедност

Друштвото применува соодветни технички и организациски мерки за обезбедување ниво на заштита соодветно на природата на личните податоци и ризиците од нивната обработка.

Мерките се насочени кон заштита од неовластен или незаконски пристап, откривање, измена, губење, злоупотреба, уништување или друг вид незаконита обработка.

Посебно внимание се посветува на финансиските, идентификациските и другите податоци чија обработка може да претставува зголемен ризик за правата и слободите на лицата.

5.9.  Поплаки и пријавување неправилности

Поплаки, претставки и пријави поврзани со работењето на Друштвото може да се достават преку соодветните канали, во зависност од природата на случајот:

Поплаки и претставки: grievancebox@bucim.mk

Пријави за сомнение за незаконито, неетичко или друго несоодветно постапување: whistleblower@bucim.mk

Пријави за неусогласеност со законските, регулаторните и интерните правила и процедури на Друштвото: compliance@bucim.mk

Со сите доставени поплаки и пријави се постапува доверливо и во согласност со применливите прописи и интерните акти на Друштвото. Пристап до доставените информации имаат само овластени лица, во обем неопходен за разгледување и постапување по конкретниот случај.

Идентитетот и личните податоци на лицето кое поднесува пријава се заштитуваат согласно применливите прописи и интерните правила на Друштвото. Кога тоа е дозволено со применливите прописи и овозможено преку воспоставениот механизам, пријавата може да се поднесе и без откривање на идентитетот на подносителот.

5.9 Контакт за заштита на личните податоци

За прашања поврзани со обработката и заштитата на личните податоци, како и за остварување на правата утврдени со оваа Политика, субјектите може да се обратат до:

Офицер за заштита на личните податоци
Е-пошта: dpo@bucim.mk
Телефон: 071 293 343

или преку контакт-формата на веб-страницата www.bucim.mk.

6.   Дефиниции